解读：威海市社会保险业务档案管理办法

    近日，我市印发《威海市社会保险业务档案管理办法》，对档案的收集、整理、立卷、归档、借阅等全程实行电子化管理，利用数据管理的容灾、备份等措施，确保档案安全，减少原件损耗，充分发挥档案的服务作用。具备以下几方面优势：

    一是制度建设规范化。进一步明确社保档案管理机构与各自职责，在全市建立起社保业务档案管理的统一的标准和规范。对档案的收集与流传、整理与归档、保管与利用直至销毁与移交全过程的各个环节作出详细规定，细化责任归属，落实程序分工，在制度层面保障社保档案管理尤其是电子档案系统建设工作的有序推进。

    二是业务档案数字化。电子档案管理系统的一大亮点是利用扫描仪、高拍仪等现代化设备，实现业务档案的电子化。例如，对于上世纪八十年代参保人员的退休审批表、缴费凭证等具有重要保存价值的纸质档案资料，经过30多年的保存后极易损毁，造成材质破损、字迹衰减等，不利于长久维护。档案经扫描录入计算机并贴条形码存放后，可方便地进行采集整理、组卷归档、档案借阅，降低对实物档案的损坏，进一步提高业务办理的效率和质量。

    三是信息共享实时化。在档案数字化的基础上，电子档案的一大优势是能够实现实时共享，针对办理、审核分离的业务环节可以更高效地进行协同，增强内控及监管的时效性，为经办机构及群众提供更大便利。以电子档案前期试点的工伤保险业务为例。如某职工发生事故伤害，按工伤认定流程，职工所在单位需将相关材料送至经办机构，如所需材料不齐全，便要来回往返补齐。档案信息化的推广普及，突破了时间、空间的限制，使资料实时共享成为可能，用人单位不需多次往返经办机构，可在规定范围内的任何时间将相关资料扫描上传至系统以备审核，减少大量事务性负担。

    四是档案查阅便捷化。纸质档案时期，考虑材质损耗、经办效率等多方面原因，社保档案难以面向个人开放查询业务，不利于保障参保对象的知情权。社保电子档案项目探索建设统一的管理信息系统，实现档案的收集、整理、立卷、归档、借阅等全过程电子化管理，理论上可直接通过多元化渠道向参保人员提供便捷的查询及打印等服务，有效增加公共服务内容，为参保对象提供便利。